Dados los tiempos que corren, muchas empresas se han visto obligadas a mantener a su personal trabajando desde casa, lo que ahora se conoce como el teletrabajo.
Gracias a internet, es fácil continuar trabajando siempre y cuando tengas un ordenador y una buena conexión.
Aunque existen algunas cosas que aún no podemos enviar vía email y es por eso que las empresas que disponen de transporte urgente se han visto afectadas para poder atender esta demanda. Documentos legales, productos y otras materias primas se envían de forma urgente para adaptarse a esta nueva forma de operar de las empresas.
Incluso, las compañías de transporte que prestan servicios de logística de envíos, se han sumado a lo que implica la nueva forma de trabajar y el teletrabajo, sin embargo, su dinámica requiere de la presencia de una parte de los trabajadores, por eso en este artículo os contaremos cómo se realiza esta labor y detalles sobre los cambios.
El teletrabajo y las empresas de logística de envíos
Los cambios a nivel mundial han ocasionado que muchas empresas adopten la modalidad de teletrabajo favoreciendo a la gran mayoría de su personal. Sin embargo, es importante aclarar que no todos los sectores productivos pueden hacerlo en un 100%, dependiendo de la naturaleza de sus funciones y la prestación de servicios cara a cara con el cliente.
Es por esto que es inevitable simplificar los procesos administrativos y trasladarlos al ámbito digital, a fin de que estos puedan ser procesados desde el hogar con ayuda de un ordenador y conexión a internet, para conseguir de esta manera que los trabajadores se queden en sus casas manteniendo sus niveles de productividad.
El personal operativo y el teletrabajo
En las empresas del área logística la columna vertebral son las tareas administrativas. El personal puede adaptarse fácilmente y sin problema al teletrabajo, ya que el papeleo de los envíos se puede realizar a través de herramientas electrónicas.
La digitalización de los documentos, expedientes, facturas, notas de entrega, entre otros, es uno de los pasos más importantes para que el teletrabajo de este sector pueda realizar sus tareas y registros informáticos sin complicaciones.
El sistema de interfaz debe ser muy efectivo y digitalmente robusto para evitar fallos y debe comunicar al área administrativa con el área operativa. Es decir, todo el equipo de logística debe estar en constante comunicación para realizar las entregas en tiempo real y de esta manera dar respuestas oportunas a los clientes, sobre todo cuando se presente un inconveniente.
En cuanto a las grandes empresas aduaneras que transportan cuantiosos volúmenes de productos, sus procesos a simple vista, parecieran mucho más complejos, sin embargo, es factible que el personal administrativo responsable de revisar y ejecutar el papeleo legal, pueda realizarlo a través de la modalidad de teletrabajo.
Conoce cómo conductores y repartidores se adaptan al Teletrabajo
Los conductores y repartidores, deberán permanecer activos en las calles haciendo sus labores de entrega, ya que su dinámica es el contacto directo con el producto y el cliente, ubicándose esta actividad al final de la cadena productiva, por lo que debe ser rápida y efectiva.
Algunos conductores realizan ambas funciones y esto minimiza un poco los gastos de personal de las empresas, sin embargo, se debe tener presente que la capacidad podría mermar debido a la cantidad de trabajo para una sola persona.
En este sentido, los teletrabajadores deben evaluar la cantidad de trabajo que se le asigne a un conductor repartidor y a través de la digitalización de los procesos es mucho más fácil obtener estas estadísticas, lo cual favorecerá la productividad y eficiencia de todo el equipo de trabajo.
Además, detrás de todo el proceso de solicitud, facturación, embalaje, envío y entrega, se encuentra una cadena logística de trabajadores que se encargan de activar todos los procesos y deben estar en constante comunicación, validando a través de medios digitales toda la documentación y transacciones bancarias.
El futuro de las empresas logísticas es la digitalización
El mercado digital es una de las ventanas al futuro y en los últimos años creció significativamente. La competencia en este mercado involucra a miles de empresas, las cuales coinciden en que la digitalización de todos sus procesos son la clave del éxito, por lo que, para seguir garantizando su evolución, se deberá acompañar la digitalización con el teletrabajo.
En otra época se consideraría esta propuesta muy poco razonable, sin embargo, se ha convertido en una necesidad debido a la rapidez, eficacia y precisión que deben tener las respuestas que se ofrezcan a los usuarios a través de la web, a fin de evitar que se marchen a la competencia por sentirse desatendidos.
Actualmente existen aplicaciones móviles que permiten ubicar a los vehículos repartidores y evaluar el tiempo en que tardan en hacer una ruta de entregas, de esta manera se pueden tomar decisiones con respecto a si es necesario dividir la ruta con dos repartidores o viceversa.
La calidad del servicio de entrega y la buena atención al usuario es lo que marcará la diferencia en esta nueva etapa del teletrabajo y la digitalización.
Cuando una empresa de envío se enfoca en la digitalización de sus procesos administrativos, se reducen los gastos del papeleo y se logra mejorar la entrega en un 100%, ya que no habrá necesidad de que los conductores deban hacer varios viajes en busca de la información.
De esta manera, los transportistas se dirigirán directamente a los distribuidores a recoger los productos y de allí los entregarán al usuario, ya que los trámites administrativos fueron realizados por los teletrabajadores en tiempo real quienes les asignan el trabajo, optimizando las rutas y por ende el consumo de gasolina, entre otros.
Conoce las herramientas tecnológicas más usadas en el sector logístico
El sistema clásico de listas que manejan las empresas de envíos donde queda soportada la firma de conformidad del cliente que recibió el paquete, debe orientarse hacía métodos más modernos y avanzados que llegarán en tiempo real al resto del equipo de logística para su debido proceso administrativo.
Entre los más importantes se pueden mencionar: la firma electrónica, la cual es uno de los avances tecnológicos que van de la mano con el teletrabajo y se hace muy necesaria, a fin de dar validez a un proceso, siempre y cuando se mantengan los niveles de seguridad electrónicos mínimos exigidos para evitar fraudes en el mismo.
Además, los escáneres permiten al repartidor transmitir la información de una factura en cuestión de segundos, así como los códigos de barras que identifican cada producto de manera única e irrepetible, manteniendo el control de su inventario.
Otros elementos como los chips electrónicos, identifican el producto desde que es empaquetado en la fábrica permitiendo obtener su ubicación final, además con la ayuda de los GPS se puede mantener el control y la ubicación de los conductores y de esta manera reasignar las rutas.